Web商談中のマナー、あなたは大丈夫？ Web商談のマナー5選
新型コロナに伴いリモートワークやテレワーク、在宅勤務などが非常に増えました。
しかし、オンラインでの会議や商談の時に何から気をつければいいのか分からない
という問題があげられます。
解決する為に、web商談中のマナーではどのような事に気を付ければ良いのか
7選にまとめてご紹介していきます。
目次
身だしなみに気をつける
クライアントの元へと訪問する時と同様に、清潔さを意識して、服装もカジュアルにならないように
注意しましょう。
訪問先にスーツで向かっていた場合には、スーツが望ましいです。
襟付きのシャツとジャケットを着用する等、ビジネスでは基本となる身だしなみの問題。
訪問時と変わらずに状況に応じて適切な服装でweb商談に臨みましょう。
背景をシンプルにする
web商談を開始した時に、まず目に入るのは人物と背景になります。
普段自社の会議室やワーキングスペースで商談している場合は問題ないですが、
自宅での商談では背景の中に生活感が見えるのは控えた方がいいといえます。
住み慣れている生活スペースとなると今まで気にしていなかった洗濯物、おもちゃ、ほこり、
片付けていないゴミなどがカメラに映ったり、子供やペットなどが映ると会話に参加している方が
商談に集中できなくなります。
生活スペースの映らない場所で商談をはじめるか、バーチャル背景を利用するのが良いでしょう。
バーチャル背景の使用に関しては、利用先の配信サイトにて設定方法や使用機器のスペックに関して記載があるため、利用環境なども含め一度使えるかどうかの確認が必要です。
また、日が入りやすい場所で商談を行う際には注意が必要です。
逆光で本人の顔が見えない事や眩しい場合にも商談にならず場所を変える時間を
先方からいただく事になります。
そのため、日陰になる明るい場所で商談をしたり、暗ければライトを使用しましょう。
在宅勤務やzoomでの配信需要も増えた為、近年ではデザインもよく値段も手頃で
機能性が高いライトも販売されています。
一手間で顔色や印象も変わるため、利用中のカメラでは写りが悪く顔色がすぐれない時や、
光量が足りないと感じる場合には購入を検討してみて下さい。
会話する人以外のマイクのミュートを徹底する
web商談中に話す人以外のマイクがONになっていると、雑音が入り話し手の声が
聞き取りにくくなります。
最悪の場合、ハウリングや音が途切れる原因になるので、会話をする人以外は
基本的にミュートにする事をお勧めします。
もし、クライアントのマイクがONになっていて雑音で会話が難しい場合にも、
相手に失礼のないようにお願いをして商談を効率的に進めましょう。
web商談の時間について
web商談にかかる時間は30〜40分程度で、集中して商談を行うのが一般的です。
60分以上の長い時間を使うと相手が疲れてしまいます。
そのため、前もって商談内容をクライアントにメールで送ると予備知識を持ってもらう事も
可能となりスムーズに商談を進められます。
商談中の会話について
webでの商談の際にはカメラで映る顔は対面時よりも近く、表情も見えやすいので話をする時や
聞いている時にでもカメラ目線と会話の内容に合わせて相槌の強弱を使い分けましょう。
続いて、会話に入った際にはまず場の空気を掴む為に初めは簡単な自己紹介などを
交えてから商談を始めると相手も話に入りやすくなります。
必要であれば簡単な台本も用意する事も可能なので、トークは端的にまとめ、
聞き取りやすく早口にならないことを意識して伝える事が大事です。
クッション言葉を使用する
対面でのビジネストークでは打ち解ける空気が作りやすく砕けて話を進めれる印象があります。
ですが、オンラインでの商談の際にはクライアントが理解しているかなども分かりにくい為、
会話が一方通行にならないようにクッション言葉を取り入れると会話がスムーズになります。
・尋ねる→『ご迷惑でなければ』『差し支えなければ』『お伺いしたい事があるのですが』
『大変失礼ですが』
例）『大変失礼ですが、お名前をもう一度伺ってもよろしいですか？』
・依頼→『恐れ入りますが』『お手数おかけします』『お忙しいところ申し訳ありませんが』
例）『お手数おかけしますが、ご記入をお願い致します。』
・断る→『ご意向に添えず』『誠に申し訳ありませんが』『心苦しいのですが』
例）『〇〇さまのご意向に添えず、申し訳ございませんでした。』
・提案→『説明が足りず再度お伝えする事になるのですが』『こちらの都合ばかりで申し訳ありませんが』
例）『この度は担当の〇〇の説明が足りず、再度お伝えする事になるのですが、、、』
・援助→『もしよろしければ』『お力になれる事があれば』『私にできる事があれば』
例）『私にできる事があれば仰ってください。』
このように何個か例を挙げてみましたが、他にも種類が沢山あります。
実際にクッション言葉を使用してみると、相手が受け入れやすい印象や会話全体に丁寧な
イメージがつき、結果的に相手の安心感を得られたり話し手の印象がよくなります。
クッション言葉を取り入れる事で人間関係も良好になるので、日頃から意識して使用していると
ビジネスシーンでも自然と取り入れられるはずです。
出来るだけ雑音の入らない環境で作業をする
自社の自席を使用する際に他の人も作業をしている為、雑音が入る事は多いです。
そこで、雑音が入らないように会議室や商談スペースに遮音効果のある場所を設け人数制限を
つけて利用をしたり、コワーキングスペースを活用する事もできます。
在宅であれば窓を閉めたり、防音性の高いカーテンやノイズキャンセラーがついたイヤホンマイク
でも最低限の対策は可能です。
ですが、今後社内で使用していた商談スペースやコワーキングスペース、遮音環境が整っている
場所の利用者が増えていく中、商談スペースの確保は必要になります。
在宅勤務での防音環境も整わない家庭も多く、新たに集中できる場としても設置や分解が
簡単な上に防音遮音スペースとして優秀なミーボを検討してみてはいかがでしょうか？
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